Dando continuidade às orientações sobre o encerramento do ano fiscal para as Prefeituras e a necessidade de prestar contas, estamos dando continuidade as providências contábeis que se deve tomar. É o que se chama de exercício financeiro. Contudo, é comum que algumas despesas efetuadas no Município não sejam plenamente executadas. Dependendo da situação, a área de Contabilidade da Confederação Nacional de Municípios (CNM) esclarece que, essas despesas devem ser inscritas como Restos a Pagar (RAP) até 31 de dezembro ou reconhecidas no exercício seguinte à conta de Despesas de Exercícios Anteriores (DEA). Os RAP correspondem às despesas que foram empenhadas ou liquidadas durante o exercício financeiro – 1º de janeiro a 31 de dezembro –, mas que não chegam a ser pagas até o final dele. Essas despesas devem ser inscritas como RAP. Caso já tenha sido efetuada a entrega dos bens ou serviços, o RAP será classificado como Restos a Pagar processados, caso contrário, como Restos a Pagar não processados. No caso dos Restos a Pagar processados, a despesa já deve ter sido empenhada e liquidada – bens ou serviços entregues. A inscrição deve ser efetuada de forma automática pela contabilidade no encerramento de cada exercício de emissão da respectiva nota de empenho.
DEA x RAP
Diferentemente dos RAP, cuja execução orçamentária já aconteceu (despesa empenhada ou liquidada), as DEA sequer foram empenhadas, ou, se foram, tiveram seus empenhos anulados ou cancelados.
Condição
Uma condição fundamental para que uma despesa seja reconhecida como DEA é a existência de crédito específico na Lei Orçamentária Anual do Município ou em crédito adicional. Portanto, se esse não for o caso, a Lei Municipal deve ser alterada nesse sentido.
Identificação
Em um segundo momento, para ser contabilizada como DEA a despesa deve ser reconhecida como tal pelo ordenador de despesa, identificando o nome do favorecido assim com todas as informações necessárias.
Informações
A importância a ser paga, a data de vencimento do compromisso, a justificativa do fato de a mesma não ter cumprido o ritual de execução orçamentária (empenho e liquidação) na época própria e o objeto da despesa (bem ou serviço).
Prescrição
A autorização para pagamento da DEA deve ser dada no próprio processo de reconhecimento da dívida, registrando que apenas as despesas processadas (entrega do bem ou serviço confirmada) podem ser reconhecidas como DEA.
Prazo
Registra-se ainda que as dívidas que dependem de requerimento do favorecido para reconhecimento do direito do credor prescrevem em cinco anos, contados da data do ato ou fato que tiver dado origem ao respectivo direito.
Despesas anteriores
Com a existência da dotação específica e o respectivo reconhecimento do ordenador de despesa, a DEA deve cumprir o ritual da execução orçamentária de qualquer despesa do exercício (empenho, liquidação e pagamento), com a identificação apenas do elemento próprio: 92 – Despesas de Exercícios Anteriores.
Empenho
De acordo com a Lei 4.320/1964, é vedada a realização de despesa sem prévio empenho, que significa pagamento de despesas não autorizadas em lei. Mas, podem existir situações em que a entrega do bem ou serviço efetivamente aconteça (fato gerador), o que possibilita o reconhecimento da referida obrigação nas contas municipais.
Burocracia
Para que toda despesa pública seja realizada, determinada burocracia deve ser observada. Nesse sentido, a primeira exigência é que exista autorização legislativa para que um crédito orçamentário seja disponibilizado, o que normalmente se dá com a aprovação da Lei Orçamentária Anual (LOA).
Licitação
Com a dotação orçamentária, o próximo passo é a seleção do fornecedor para a entrega do bem ou serviço, o que acontece geralmente por meio de um processo de licitação. Dependendo do valor e do objeto a ser contratado, esse processo pode ser simplificado (dispensa de licitação ou inexigibilidade) ou ser efetuado em outras modalidades.
